符合人體機能，就要使人體的各部分在使用時都舒服、方便和安全。不同種族、地區(qū)、性別、年齡的人，身高和體型的尺寸會相差很大。在世界的范圍內，這種差距就更大，因此同樣的家具在不同的地區(qū)，或者為不同的人使用時，往往應有不同的尺寸。
另外，相同的使用對象因使用方式的不同，也會對辦公家具有不同的要求。同是座椅，辦公椅和沙發(fā)在材料和尺度上完全不同，這是因為前者通常是用于嚴肅認真工作的場合，而后者主要用于放松和休息。辦公桌比電腦桌稍高，一般使用辦公桌時身體稍前傾，而使用電腦桌時桌面要放電腦和電腦鍵盤燈，這些設施應在使用者坐著最順手的位置。在辦公家具的設計和選配中，應就具體問題具體分析和解決。
辦公家具設計或選配還應讓使用者便于工作，根據具體工作要求，考慮家具的結構和形式。如收銀臺，抽屜應便于存取各種面值鈔票，桌面應有足夠的位置放收音機和各種pos機器，還應留有寫發(fā)票的位置。辦公桌則要考慮使用者所用的設備或工具及所儲存資料的方式。
目前，為滿足各種使用功能而設計的家具層出不窮，如可隨意升降的多用途辦公桌椅、將電腦放在桌面以下的辦公桌等，都是為了便于工作或適應各種特殊用途的。
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